Terms of Service

Version 2026-08-26 · Effective 26 August 2026

1. Who we are

Patrimoine 365 — including the website, the application programming interfaces (APIs) and the applications (together, the "Service") — is owned and operated by Kality Ltd, a private company limited by shares registered in Ghana under company number CS226722016, whose registered office is at House No. F15, Manet Ville, Spintex, Accra, Greater Accra Region, Ghana ("Kality", "we", "us"). You can reach us at hello@patrimoine365.com and, for matters concerning the Service, at legal@patrimoine365.com.

2. Acceptance of these terms

By creating an organisation on the Service, ticking the acceptance box at signup, or using the Service in any way, you agree to these Terms of Service and to our Privacy Policy on your own behalf and on behalf of the organisation you represent. If you do not agree, do not use the Service.

3. The Service

Patrimoine 365 is a property management and property accounting platform: buildings, units, leases, tenants, owners, invoicing, payments, tenant funds, owner accounts, financial journal, reporting and related document generation. Each customer organisation's data is kept strictly separated from every other organisation's data.

4. Accounts and security

You must provide accurate information at signup and keep it up to date.
Every account requires a verified email address and, at each sign-in, a one-time security code delivered by email (multi-factor authentication).
You are responsible for safeguarding credentials used by your organisation's users and for all activity performed under your organisation's accounts.
Notify us immediately at security@patrimoine365.com if you suspect unauthorised access.

5. Plans, trial and licensing

New organisations start with a 30-day trial of the Professional plan; no payment card is required. After the trial, the organisation continues on the Free plan unless a subscription is arranged.
Plan features, limits and monthly messaging allowances are described on the Service's licence page. Exceeding a limit prevents creating new records of the limited kind; existing data is never locked, degraded or deleted because of a plan change.
Messaging (email and SMS) beyond a plan's monthly allowance is not carried over and is not queued for later delivery.
For subscriptions, extensions and pricing, contact billing@patrimoine365.com.

6. Your data and your responsibilities

Your organisation's data belongs to your organisation. We process it only to provide the Service, as described in the Privacy Policy.
You are responsible for the lawfulness of the personal data (for example tenant, owner and agent details) that your organisation records in the Service, and for having the right to use it.
You can export your data (backups, registers and reports) from within the Service at any time.

7. Acceptable use

You agree not to:

use the Service for unlawful purposes or to send unlawful, deceptive or unsolicited communications;
attempt to access another organisation's data or probe, scan or test the vulnerability of the Service without written authorisation;
resell, sublicense or provide the Service to third parties except to your own organisation's users, tenants, owners and agents as the Service intends;
interfere with the integrity or performance of the Service.

8. Availability and support

We work to keep the Service available and correct, but the Service is provided "as is" and "as available", without warranties of any kind to the extent permitted by law. Support is provided according to your plan, through support@patrimoine365.com.

9. Intellectual property

The Service, its software, design and branding are and remain the property of Kality Ltd. These terms grant your organisation a limited, non-exclusive, non-transferable right to use the Service for its internal property management during the period it is entitled to a plan.

10. Liability

To the maximum extent permitted by law, Kality Ltd is not liable for indirect, incidental, special or consequential damages, nor for loss of profits, revenue or data, arising from the use of or inability to use the Service. Our total aggregate liability for any claim related to the Service is limited to the amounts paid by your organisation for the Service in the twelve months preceding the claim. Nothing in these terms excludes liability that cannot be excluded by law.

11. Suspension and termination

You may stop using the Service at any time and request deletion of your organisation's data.
We may suspend an organisation for material breach of these terms, for security reasons, or for non-payment of an agreed subscription; suspension preserves the organisation's data.
We will give reasonable notice before terminating the Service or an organisation's access, except where immediate action is required by law or security.

12. Changes to these terms

We may update these terms. Material changes are announced through the Service, and the version identifier at the top of this page changes. Continued use after a change takes effect constitutes acceptance of the updated terms.

13. Governing law

These terms are governed by the laws of the Republic of Ghana. Disputes are subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Ghana, without prejudice to mandatory consumer protections of your place of residence.

14. Contact

Legal notices: legal@patrimoine365.com · Support: support@patrimoine365.com · Billing: billing@patrimoine365.com · Security: security@patrimoine365.com

Conditions Générales d'Utilisation

Version 2026-08-26 · En vigueur le 26 août 2026

1. Qui sommes-nous

Patrimoine 365 — y compris le site web, les interfaces de programmation (API) et les applications (ensemble, le « Service ») — est détenu et exploité par Kality Ltd, société privée à responsabilité limitée par actions immatriculée au Ghana sous le numéro CS226722016, dont le siège social est situé House No. F15, Manet Ville, Spintex, Accra, Greater Accra Region, Ghana (« Kality », « nous »). Vous pouvez nous joindre à hello@patrimoine365.com et, pour les questions relatives au Service, à legal@patrimoine365.com.

2. Acceptation des conditions

En créant une organisation sur le Service, en cochant la case d'acceptation lors de l'inscription ou en utilisant le Service de quelque manière que ce soit, vous acceptez les présentes Conditions ainsi que notre Politique de Confidentialité, en votre nom et au nom de l'organisation que vous représentez. Si vous n'êtes pas d'accord, n'utilisez pas le Service.

3. Le Service

Patrimoine 365 est une plateforme de gestion immobilière et de comptabilité immobilière : immeubles, unités, baux, locataires, propriétaires, facturation, paiements, fonds locataires, comptes propriétaires, journal financier, rapports et génération de documents. Les données de chaque organisation cliente sont strictement séparées de celles de toute autre organisation.

4. Comptes et sécurité

Vous devez fournir des informations exactes lors de l'inscription et les tenir à jour.
Chaque compte nécessite une adresse e-mail vérifiée et, à chaque connexion, un code de sécurité à usage unique envoyé par e-mail (authentification multifacteur).
Vous êtes responsable de la protection des identifiants des utilisateurs de votre organisation et de toute activité effectuée depuis ses comptes.
Signalez-nous immédiatement tout accès non autorisé à security@patrimoine365.com.

5. Forfaits, essai et licences

Toute nouvelle organisation bénéficie d'un essai de 30 jours du forfait Professionnel, sans carte bancaire. À l'issue de l'essai, l'organisation continue sur le forfait Gratuit sauf souscription d'un abonnement.
Les fonctionnalités, limites et quotas mensuels de messagerie de chaque forfait sont décrits sur la page Licence du Service. Le dépassement d'une limite empêche la création de nouveaux enregistrements du type concerné ; les données existantes ne sont jamais verrouillées, dégradées ni supprimées du fait d'un changement de forfait.
Les messages (e-mail et SMS) au-delà du quota mensuel ne sont ni reportés ni mis en file d'attente.
Pour les abonnements, prolongations et tarifs, contactez billing@patrimoine365.com.

6. Vos données et vos responsabilités

Les données de votre organisation lui appartiennent. Nous ne les traitons que pour fournir le Service, comme décrit dans la Politique de Confidentialité.
Vous êtes responsable de la licéité des données personnelles (par exemple les coordonnées des locataires, propriétaires et agents) que votre organisation enregistre dans le Service.
Vous pouvez exporter vos données (sauvegardes, registres et rapports) depuis le Service à tout moment.

7. Utilisation acceptable

Vous vous engagez à ne pas :

utiliser le Service à des fins illicites ou pour envoyer des communications illicites, trompeuses ou non sollicitées ;
tenter d'accéder aux données d'une autre organisation ni sonder, analyser ou tester la vulnérabilité du Service sans autorisation écrite ;
revendre, sous-licencier ou fournir le Service à des tiers, hormis aux utilisateurs, locataires, propriétaires et agents de votre organisation comme le Service le prévoit ;
porter atteinte à l'intégrité ou aux performances du Service.

8. Disponibilité et assistance

Nous œuvrons à maintenir le Service disponible et exact, mais il est fourni « en l'état » et « selon disponibilité », sans garantie d'aucune sorte dans la mesure permise par la loi. L'assistance est fournie selon votre forfait via support@patrimoine365.com.

9. Propriété intellectuelle

Le Service, son logiciel, son design et sa marque restent la propriété de Kality Ltd. Les présentes conditions confèrent à votre organisation un droit limité, non exclusif et non transférable d'utiliser le Service pour sa gestion immobilière interne pendant la durée de son forfait.

10. Responsabilité

Dans la mesure maximale permise par la loi, Kality Ltd n'est pas responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux ou consécutifs, ni des pertes de bénéfices, de revenus ou de données résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le Service. Notre responsabilité totale cumulée est limitée aux montants payés par votre organisation pour le Service au cours des douze mois précédant la réclamation. Rien dans les présentes n'exclut une responsabilité qui ne peut l'être légalement.

11. Suspension et résiliation

Vous pouvez cesser d'utiliser le Service à tout moment et demander la suppression des données de votre organisation.
Nous pouvons suspendre une organisation en cas de manquement grave aux présentes conditions, pour des raisons de sécurité ou en cas de non-paiement d'un abonnement convenu ; la suspension préserve les données de l'organisation.
Nous donnerons un préavis raisonnable avant de mettre fin au Service ou à l'accès d'une organisation, sauf si la loi ou la sécurité exige une action immédiate.

12. Modification des conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions. Les changements importants sont annoncés via le Service et l'identifiant de version en haut de cette page change. La poursuite de l'utilisation après l'entrée en vigueur d'un changement vaut acceptation des conditions mises à jour.

13. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit de la République du Ghana. Les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux du Ghana, sans préjudice des protections impératives des consommateurs de votre lieu de résidence.

14. Contact

Notifications juridiques : legal@patrimoine365.com · Assistance : support@patrimoine365.com · Facturation : billing@patrimoine365.com · Sécurité : security@patrimoine365.com